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Secretaria (Asistente de Dirección) en España


Llevo adelantes las labores administrativas de la empresa, organizando y velando por los documentos.

Las empresas, tal y como las conocemos, no podrían existir sin la labor del secretario. Este profesional es el encargado de llevar a cabo las labores administrativas de una empresa, organizar y velar por el buen estado de los documentos y ayudar a su superior en todo lo que precise. También se les exige una buena presencia, ya que son los encargados de recibir a los invitados y clientes.

Realizan una gran cantidad de funciones ya que, además, deben organizar la correspondencia, leer emails, atender al teléfono, cuadrar citas y agendas, redactar informes y organizar los archivos y documentos. Para realizar su trabajo de la mejor manera posible, el secretario deberá ser una persona organizada, amable, con buena presencia y con buenas dotes para la comunicación y el trato con la gente. Se considerarán muy positivamente los conocimientos de mecanografía e idiomas.

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Funciones y Habilidades

Funciones principales

  • Asistir a reuniones de equipo o con otros departamentos, empresas o clientes
  • Encargarse de entregar el proyecto en el plazo establecido
  • Estar en contacto continuo con clientes
  • Gestionar, permitir y facilitar la comunicación
  • Organizar y actualizar el archivo y los documentos
  • Redactar proyectos e informaciones

Habilidades principales

  • Diseño de hojas de cálculo
  • Eficacia en el trabajo
  • Escritura de texto en el ordenador
  • Lengua extranjera
  • Lengua materna
  • Muestra de buenos modales
  • Muestra de entusiasmo
  • Realización de múltiples tareas
  • Trabajo independiente
  • Uso de bases de datos electrónicas

Funciones secundarias

  • Buscar información
  • Dar apoyo administrativo
  • Realizar labores de administración
  • Realizar transcripciones
  • Servir aperitivos a clientes y jefes
  • Utilizar diversos sistemas y soportes informáticos

Habilidades secundarias

  • Atención al detalle
  • Capacidad para aguantar la presión
  • Creación de tablas
  • Elaboración de calendario
  • Resolución de problemas
  • Técnicas de presentación
  • Uso apropiado de las expresiones faciales
  • Uso apropiado de los gestos
  • Uso apropiado del contacto físico
  • Uso apropiado del contacto visual
Secretaria en el trabajo
Fuente: Shutterstock

Trayectoria laboral

Secretario / sin experiencia

  • Organizar y actualizar el archivo y los documentos
  • Entregar la correspondencia
  • Preparar el lugar para realizar una reunión
  • Responder solicitudes
  • Recibir clientes o invitados
  • Servir aperitivos

 

Secretario / con experiencia

  • Organizar y actualizar el archivo y los documentos
  • Redactar proyectos e informaciones
  • Recibir clientes e invitados
  • Coger las llamadas y entregar el mensaje correspondiente
  • Chequear el correo electrónico y dar prioridad a los mensajes
  • Recibir y organizar la correspondencia
  • Ordenar la agenda y acordar reuniones y citas
  • Viajar con su jefe a reuniones 

Necesidades formativas

Para ejercer como secretario, el interesado deberá realizar el Curso en Técnico Superior en Secretariado de 1.300 horas de duración. Si lo prefiere, podrá estudiar en una escuela de negocios como la EAE Business School, que ofrece un Curso de Secretariado, o la Cerem Business School, que propone un Curso de Secretaria de Dirección.

Si prefiere adquirir una educación universitaria, la Universidad de Alcalá (UAH) ofrece el Máster en Secretariado de Dirección y Personal Assistant.

Fuente: Sabina Serrano

Mundo laboral

El profesional especializado en secretariado podrá trabajar en organismos públicos o privados.

El secretario podrá trabajar en infinidad de organizaciones, como en empresas privadas, banca, consultorías, la Administración Pública u organismos internacionales. Hay que tener en cuenta que, a excepción de las empresas pequeñas, todas las organizaciones necesitan de un secretario para ayudar en la gestión de la comunicación. En muchas ocasiones, el jefe no querrá ampliar la plantilla y contratar a un administrativo, por lo que el secretario deberá realizar también este tipo de trabajo.

Condiciones laborales

  • Poseen horario de oficina
  • Pueden padecer algún problema físico
  • Pueden trabajar en oficinas o despachos
  • Realizan un gran volumen de trabajo frente al ordenador
  • Suelen trabajar unas 40 horas semanales
  • Trabajan para la Administración
  • Trabajan para todo tipo de empresas

Entrevistas

Andrea F Carlón

Responsable de comunicación
Secretaria (Asistente de Dirección)
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Personalidades

Gertraud Humps-Junge

Gertraud Humps-Junge, conocida entre sus amigos como Traudl, fue una de las secretarias de Adolf Hitler. Pese a que deseaba ser bailarina, optó por un trabajo de secretaria en la Cancillería en 1942. El mismo Hitler la seleccionó de entre más de cien candidatas. Su trabajo consistía en la redacción de cartas y documentos de diversa índole. Sin embargo, pasará a la historia por ser la persona que escribió el testamento político del Führer. Tras el suicido de algunos de sus compañeros, Traudl fue arrestada y estuvo en prisión hasta 1947. Falleció en 2002, con 81 años.

Helen Gandy

Helen Gandy fue la secretaria ejecutiva de John Edgar Hoover, primer director del FBI. Durante los 48 años que mantuvo este cargo, tuvo en sus manos algunos de los documentos más importantes de la historia de Estados Unidos. Ella misma leía estas informaciones y las clasificaba en documentos generales o secretos. Además, dirigía la agenda del Presidente, con quien llegó a tener una relación de absoluta fidelidad. Tanto era así que, el 2 de mayo de 1972, Gandy acudió al sótano de la casa de Hoover tras conocer la noticia de su fallecimiento y allí estuvo tres días hasta que destruyó todos los archivos secretos. Se retiró de su cargo ese mismo día y recibió 5.000 dólares de la herencia de su compañero.

Mary Jo Kopechne

Mary Jo Kopechne fue una profesora y secretaria estadounidense. Después de trabajar para el senador George Smathers, comenzó a realizar labores de secretaria personal del senador Robert F. Kennedy en 1964. Trabajó como fiel empleada hasta el 5 de junio de 1968, día en que Robert fue asesinado. El 18 de julio del año siguiente, Kopechne asistió a una fiesta de las Boiler Room Girls, un grupo de voluntarias que trabajaron también para él. Ted, el pequeño de Kennedy, abandonó el lugar junto a Kopechne. Su coche cayó al lago Poucha por circunstancias desconocidas. Ted consiguió salir del agua pero abandonó a su suerte a la secretaria de su hermano. La mujer, de 28 años, podía haber sobrevivido si el político hubiera avisado a las autoridades a tiempo. La maldición de los Kennedy volvía a repetirse. Joseph Kennedy moría exactamente cuatro meses después de la tragedia y Ted fue condenado a dos años de prisión.

Profesiones similares

Archivero

Obtengo, almaceno y clasifico registros con validez histórica.

Bibliotecario

Organizo y actualizo el material en diferentes formatos.

Documentalista

Preparo y elaboro todo tipo de datos bibliográficos, noticias e informe sobre una materia.
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Todas las valoraciones y opiniones (1)

  • 2,8  
    • Tasa de empleo
      3,0
    • Prestigio social
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    • Remuneración
      2,0
    • Necesidad de formación continua
      4,0
    • Facilidad para concilar
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